Case study
3Flow. Ansvar. System. Harmonisering.

3Flow är ett dedikerat system som skapats utifrån PAX-plattformen och dess moduler. Systemet optimerar och harmoniserar affärsprocesser relaterade till arbetstidsregister, administration tillgänglighetskalender för enskilda medarbetare.

   

KUND

Vi erbjuder våra kunder beprövade lösningar och det första företag för vilket vi utvecklade ett system baserat på PAX-plattformen var 3soft, dvs. oss själva. 3Soft tar fram och utvecklar icke-standardiserade IT-lösningar anpassade efter kundernas behov. I våra projekt fokuserar vi på många områden, från revision och konsulttjänster, programvaror som är en del av en heltäckande lösning, till mjukvaruutveckling och underhåll.

För närvarande har 3Soft mer än 50 anställda, men vi utvecklas hela tiden och vårt team växer kontinuerligt med ytterligare specialister. Ett större antal medarbetare kräver lösningar som underlättar och effektiviserar HR-arbetet.

PROBLEM

Några av de problem inom vår organisation som vi identifierade var: långsam beslutsprocess avseende formaliteter rörande medarbetare samt administrativ hantering utanför systemet. Båda dessa faktorer hade en tydligt negativ effekt på företagsinterna processer.

3Soft behövde optimera och harmonisera processer relaterade till medarbetarna. För att lyckas med detta skapades ett verktyg för att minska tiden för administrativ hantering och beslut och som samtidigt sparar dokument.

LÖSNING

Baserat på den avancerade IT-plattformen PAX, skapade vi ett nytt system som är en dedikerad intranätportal. 3Flow används framför allt för uppgifter kring administrativ hantering av medarbetare, arbetstidsberäkning, inlämnande av ansökningar och statusövervakning . Genom att bl.a. införa personalfiler och tillgänglighetskalender för enskilda medarbetare har vi lyckats påskynda beslutsprocesser och förbättra den administrativa hanteringen .

Det nya systemet förbättrade informationsflödet och den månatliga processen för arbetstidsberäkning förenklades. 3Flow bidrog därigenom till förbättrad förvaltning av våra resurser och effektivare arbetsorganisation inom 3Soft.

För att skapa ett sammanhållet och heltäckande verktyg användes basmoduler som ingår i PAX-plattformen:

  • PAX WORKFLOW - för ett effektivt och säkert informationsflöde och arbete, med det kan medarbetarna lämna in sina ansökningar och spåra historiken,
  • PAX eDOCS - med det kan du skapa en dokumentmall och kommandon för att automatiskt fylla i t.ex. anställningsavtal,
  • PAX eFORMS - används för att utforma, modifiera och publicera interaktiva formulär på webbsidan,
  • PAX DASHBOARD - erbjuder full kontroll av interna arbetsuppgifter inom företaget genom personliga instrumentpaneler,
  • PAX CMS - används för innehållshantering,
  • PAX NOTIFICATION ENGINE - ett anmälningssystem genom två kanaler: e-post eller textmeddelanden,
  • PAX DOCUMENT MANAGEMENT - för insamling och hantering av dokument.

Med 3Flow-systemet kan medarbetarna hantera semester och utbildningar, lämna in ansökningar och även spåra godkännandeprocessen. Genom att samla alla nödvändiga dokument på ett ställe har arbetstidsberäkningen blivit enklare och snabbare. Tack vare 3Flow har vi fått en mer effektiv och rationell organisation.