Case study
3Flow Rozliczalność. System. Ujednolicenie.

Dedykowany system 3Flow, stworzony w oparciu o platformę PAX i jej moduły, optymalizuje i ujednolica procesy biznesowe związane z zarządzaniem ewidencją czasu pracy, z obsługą administracyjną firmy i kalendarzem dostępności poszczególnych pracowników.

   

KLIENT

Naszym klientom oferujemy sprawdzone rozwiązania. Dlatego też pierwszą firmą, dla której przygotowaliśmy system w oparciu o platformę PAX był sam 3Soft. Jesteśmy firmą zajmującą się projektowaniem i wytwarzaniem niestandardowych rozwiązań informatycznych dopasowanych do potrzeb określanych na etapie konsultingu. W naszych projektach skupiamy się na wielu obszarach, począwszy od audytu i konsultingu, przez oprogramowania stanowiące element kompleksowego rozwiązania, aż po ich rozwój i utrzymanie.

Obecnie 3Soft zatrudnia ponad 50 pracowników, jednak stały rozwój firmy powoduje potrzebę powiększenia zespołu o kolejnych specjalistów, a większa liczba pracowników wymaga wprowadzenia rozwiązania, które w sposób kompleksowy usprawni pracę działu HR.

PROBLEM

Spośród problemów 3Softu zdiagnozowanych w obrębie organizacji pracy wyróżniono: wydłużoną ścieżkę decyzyjną dotyczącą formalności związanych z pracownikami oraz pozasystemową obsługę administracyjną. Oba czynniki znacząco wpływały na procesy zachodzące wewnątrz firmy i nie sprzyjały jej rozwojowi.

W firmie powstała potrzeba optymalizacji i ujednolicenia procesów biznesowych związanych z pracownikami. Okazało się, że na tym etapie rozwoju 3Softu, niezbędne jest narzędzie umożliwiające skrócenie czasu przeznaczonego na obsługę administracyjną i procedury decyzyjne oraz takie, które skutecznie zabezpieczny dokumenty przed ich zniszczeniem.

ROZWIĄZANIE

W oparciu o zaawansowaną platformę informatyczną PAX powstał nowy system będący dedykowanym portalem intranetowym. 3Flow służy przede wszystkim do zadań związanych z obsługą administracyjną pracowników, do rozliczania czasu ich pracy, składania wniosków i monitorowania ich statusu. Za jego pośrednictwem udało się przyspieszyć procesy decyzyjne oraz usprawnić obsługę administracyjną, dzięki wprowadzeniu m.in. elektronicznej teczki pracowniczej, kalendarza dostępności poszczególnych pracowników.

Po wdrożeniu nowego systemu usprawniono przepływ informacji, a comiesięczne rozliczanie czasu pracy znacząco się skróciło. W rezultacie 3Flow przyczynił się do ulepszenia sfery związanej z zarządzaniem zasobami ludzkimi, a to spowodowało zwiększenie efektywności organizacji pracy w 3Soft.

Do stworzenia spójnego i wszechstronnego narzędzia wykorzystano podstawowe moduły platformy PAX, wśród których znalazły się:

  • PAX WORKFLOW - umożliwiający sprawny i bezpieczny przepływ informacji i pracy, to on zapewnia pracownikom możliwość złożenia i śledzenia historii swoich wniosków,
  • PAX eDOCS - pozwalający na stworzenie szablonu dokumentu wraz komendami umożliwiającymi automatyczne wypełnienie np. umowy o pracę,
  • PAX eFORMS - służący do projektowania, modyfikowania i zamieszczania na stronie interaktywnych formularzy,
  • PAX DASHBOARD - dający pełną kontrolę nad organizacją wewnętrznych zadań w firmie dzięki spersonalizowanym pulpitom menedżerskim,
  • PAX CMS - wykorzystywany do zarządzania treścią,
  • PAX NOTIFICATION ENGINE - stanowiącym system powiadomień dwoma kanałami: poprzez e-mail lub sms,
  • PAX DOCUMENT MANAGEMENT - pozwalający na gromadzenie i zarządzanie dokumentami.

Z systemem 3Flow pracownicy mogą zarządzać terminami urlopów i szkoleń, składać wnioski, a także śledzić proces ich zatwierdzania. Dzięki gromadzeniu wszystkich niezbędnych dokumentów w jednym miejscu, rozliczanie czasu pracy stało się prostsze i szybsze. 3Flow sprawił, że firma wstąpiła na wyższy poziom organizacyjny.